• Cristina Prados

CANAL DE DENÚNCIES O "WHISTLEBLOWING CHANNELS"


El Canal de Denúncies, o "whistleblowing channels" tal com el coneixen al món anglosaxó, és un mecanisme intern que les organitzacions posen a disposició dels seus treballadors, proveïdors i clients, per tal que puguin denunciar qualsevol comportament il·lícit o contrari a l'ètica empresarial que tingui lloc a l'organització. Per tant, és una eina de Compliance que s'implanta a les organitzacions com una de les mesures de control i detecció d'irregularitats.


En els últims anys, i sobretot amb l'arribada de la Directiva Europea per la protecció del denunciant, la popularitat d'aquestes eines ha augmentat considerablement. Avui dia les principals empreses ja compten amb un canal propi de denúncies incorporat a les seves organitzacions. Fins i tot, als països veïns, empreses de tots els sectors i dimensions, incorporen als seus sistemes de Compliance, canals adaptats a les característiques de l'entitat.


Actualment, i segons l'informe de "Report to the Nations 2020" les organitzacions tenen unes pèrdues d'un 5%, només en casos de frau. Així mateix, el 43% dels casos de frau detectat a temps, varen estar gràcies a les denúncies dels treballadors o alertadors. En aquest sentit, els alertadors són clau per detectar i perseguir tota classe de delictes o infraccions comeses dins del paraigua de l'empresa, i és per aquest motiu que han de gaudir d'una sèrie de garanties legals suficients.


Si vols incorporar aquest mecanisme d'una manera, ràpida, senzilla, eficaç i adaptada a la teva empresa, et caldrà saber algunes coses:


M'agradaria incorporar un canal de denúncies, però no sé com ha de ser el meu canal


Amb l'objectiu de què el seu canal sigui exitós i eficaç, haurà de respondre a una sèrie de característiques que farà que les persones que envolten la seva organització confiïn en aquest servei i que, per tant, decideixin utilitzar-lo. En aquest sentit, el sistema haurà de ser:

  • Accessible per a qualsevol personal que el vulgui utilitzar. Això vol dir que, les vies hauran de ser múltiples, per donar la facilitat de què l'alertador, per qualsevol mitjà pugui comunicar la irregularitat detectada.

  • Gratuït: el canal no podrà esdevenir en gastos per a la persona alertadora, haurà de ser gratuït i no haurà de suposar cap impost per al col·laborador.

  • Fàcil d'usar, senzill i simple. Accessible a qualsevol persona que forma part de l'organització, sense que depengui del seu nivell de coneixements o habilitats tècniques i/o informàtiques. Així, ens haurem d'assegurar que el canal potser utilitza per a qualsevol persona, i és accessible per a totes les persones que componen l'organització (treballadors, proveïdors, clients, col·laboradors, o qualsevol altre).

Però, tot i això, la persona denunciant valorarà, principalment, les repercussions que pot tindré cap a ell, decidir posar una denúncia al canal. Així doncs, i amb relació a les conseqüències que puguin esdevenir sobre l'alertador:


  • El canal haurà de ser segur i anònim: tractament confidencial de les denúncies que impedeixi la revelació de dades de caràcter personal, així com qualsevol detall d'aquesta, que permeti la identificació del denunciant per part de tercers. L'empresa vetllarà per la protecció del denunciant, garantint el seu anonimat. Qualsevol denúncia serà tractada amb totes les mides de confidencialitat, i de protecció de les dades sensible, personals i de contingut delictiu de les denúncies.

  • Absència de represàlies: la interposició de qualsevol denúncia realitzada per un membre de la companyia de bona fe no podrà generar cap represàlia laboral per al denunciant. Tampoc podrà generar pressió, en termes d'assetjament moral o psicològic, amb l'objectiu d'influenciar en el cessament de les acusacions o com a venjança per aquestes.

Aquestes dues característiques són, generalment, les que més preocupes als membres de l'organització, i en molts casos, els dubtes respecte d'aquestes, són l'únic motiu per decidir no interposar una denúncia.


Com implemento aquest canal a la meva empresa?


Vostè haurà de dissenyar un mapa d'actuacions i posada en marxa d'aquest canal. Generalment, els canals de denúncies es troben incorporats als Models de Corporate Compliance, i aquest mateix model s'ocupa de la posada en marxa del canal.


Així i tot, si es fa des d'un Model de Compliance, com si es fa de forma paral·lela, les principals fases per posar en marxa el canal de denúncies seran les següents:


1. Dissenyar un Protocol d'ús del Canal de Denúncies: a aquest protocol servirà a l'organització per dissenyar la forma en què s'utilitzarà i funcionarà el canal. Al Protocol s'hauran de fer constar, com a mínim:

  • els objectius i finalitats del canal de denúncies implementa a l'entitat;

  • les característiques principals del canal de denúncies: autonomia, independència, seguretat, anonimat i confidencialitat, absència de represàlies per l'alertador, absència de conflictes d'interessos, i qualsevol altre que es consideri;

  • la persona o Òrgan que gestionaran el canal: generalment es tracta de l'Òrgan de Control Intern i/o l'equip de Compliance, qui gestiona el canal de denúncies;

  • el contingut que hauria de tenir una denúncia o explicació de com s'haurà de procedir per a realitzar la denuncia;

  • el procediment de gestió de la denúncia;

  • i, sobretot el Canal de Denúncies que es posa a disposició del personal, i totes les vies que s'han habilitat per la interposició de les denúncies.

2. Un cop dissenyar el Canal a través del Protocol, s'hauran de crear formalment les vies dels Canals de denúncies, com ara: la creació d'un correu electrònic i la seva configuració, l'habilitació d'un contacte telefònic on dirigir les denuncies, o l'habilitació d'una bústia reservat com a canal de denúncies.


3. Paral·lelament, s'haurà de nomenar a les persones encarregades de la gestió del canal, i proporcional els mitjans humans, materials, tècnics i organitzatius suficients per al compliment de les seves funcions.


4. Per últim, i no per aquest motiu menys important, si volem que el canal sigui utilitzat i la seva habilitació sigui eficaç, s'haurà d'informar de la seva existència a totes aquelles persones que puguin utilitzar-ho. Haurem de donar publicitat i fomentar la seva utilització a través de recordatoris periòdics de l'existència, vigència i funcionament del canal de denúncies.


Com puc fomentar la utilització del canal?


A través d'aquesta eina, estem mostrant a les parts interessades d'altres organitzacions que ens prenem molt seriosament l'aplicació i el seguiment de la nostra normativa interna; així mateix mostrarem el nostre compromís amb una cultura de compliment i uns estàndards ètics alts.


El treballador ha de rebre aquest missatge com a una oportunitat de fer les coses correctament, de ser responsables en reportar sospites de bona fe i col·laborar amb la nostra entitat, que ha de sentir també seva. Aquesta sensibilització, la duem a terme a través de les formacions anuals en matèria de compliment normatiu.


Com vàrem comentar al post anterior, es tracta d'unes formacions definides i dissenyades per les persones assistents. El nivell tècnic ha d'adaptar-se als assistents i ha de posar a la seva disposició les eines necessàries per conèixer i utilitzar el canal.


A través d'aquestes formacions, mostrarem transparència, i haurem de traslladar als nostres treballadors la nostra ètica empresarial. El treballador ha de sentir que forma part d'una organització que el té en compte, li dóna eines i el protegeix.


Per altres col·laboradors, com ara clients o proveïdor, s'hauran de realitzar campanyes i comunicacions que els i facin conèixer el canal, i que fomenti la seva utilització.


Quins tipus de canals puc utilitzar?


Hi ha diverses formes d'implementar un canal de denúncies dins l'empresa. Les vies més comunes seran les següents, i l'organització podrà escollir lliurement aquella, o aquelles, que s'adapti millor a les funcionalitats de l'empresa:


  • Canals de denúncia a través de bústia física: són canals físics que permeten denunciar irregularitats a través de carta o escrit presentats a la bústia específica.

  • Canals de denúncia digitals: són canals que permeten denunciar irregularitats en línia, a través d'una aplicació web.

  • Canals de denúncia telefònics: són canals que permeten denunciar fent una trucada telefònica regular a un operador designat a tals efectes.

  • Canals de denúncia a través de correu electrònic: una adreça de correu electrònic especifica, és una altra opció per la qual l'organització pot optar.


Generalment, la via més utilitzada és el correu electrònic. La seva instal·lació és senzilla i menys costosa que la resta. Als alertadors els hi dóna una sensació d'anonimat i el seu ús és el més senzill. Per contra, els correus electrònics no és poder encriptar completament. Tot i no ser la via més arriscada, és un motiu pel qual l'empresa arrisca la seguretat de les dades.


Els canals de denúncies són una eina complexa, i aquestes són només algunes de les seves particularitats. Des de KLAB t'ajudem a fer-ho d'una manera senzilla i pràctica.


Si encara no has implementat un canal de denúncies a la teva empresa, o tens qualsevol dubte de com fer-ho, posa’t en contacte amb nosaltres:


Tel. +376 808 178

Mail. info@klabcompliance.com

Web. https://www.klabcompliance.com/

LinkedIn. https://www.linkedin.com/company/klab-compliance-solutions/

Cristina Prados Ruiz, Assessora Corporate Compliance.


 

©2020 por Mi Sitio. Creada con Wix.com